こんにちは。一匹兎(@pepeopecn)と申します。
看護師時代はあまりビジネスメールというものを送ったことがありませんでした。
私の場合は執筆依頼などでメールの出し方などを簡単ですが勉強をしましたので比較的ちゃんとしていたのではと思います。
大学教員としてデビューすると、外部ではないですが大学内でのメールのやり取りも多くなります。
その際にちょっとしたルールがあったりします。
私も大学教員になり様々失敗しながら少しずつ覚えていきました。
すべてではありませんがその中から暗黙ルールも含めて書いてきたいと思います。
何かご意見などありましたらご連絡いただければと思います。
To・Cc・Bccの使い分けについて。
看護師として働いていて馴染みが無いように感じます。
まずは基本的なTo・Cc・Bccの使い分けについてです。
Toの意味
直訳すると行き先を意味しており、「～に」という意味になります。
つまり〝あなたに〟送ってますよ、という意味になります。
これを受けた人は何かしら「返信」をしなければなりません。
〝あなたに〟送ってます、という意味になるので返信は必須になります。
「了解しました」の一言であっても基本的に返信は必要です。
意見を求められたら何かしら返信しないといけません。
Toへの返信としてToが返ってきた場合はそれに対する返信は不要です。
Ccの意味。
Ccとは「カーボンコピー（Carbon Copy）」を略したものになります。
Toの宛先とは別で、To(宛先)に当てたメールを共有して欲しい、内容を知っていて欲しい人に向けたメールになります。
例えば、学生へそれなりにセンシティブな内容の事をメールする場合や課題を出して他の教員に共有してもらいたい場合など、上司には知っておいてもらいたいことなど、第三者に共有して欲しい内容になります。
Ccで自分宛てになっている場合、基本的に返信は不要です。
注意して欲しい事はCcで自身がメールを送られていることを〝相手は知っている〟ということです。
自分にだけメールが届いていると勘違いするととんでもないことにも繋がりますので注意が必要です。
Bccの意味。
Bccとは「ブラインド・カーボンコピー（Blind Carbon Copy）」の略です。
ブラインド、という様に自分にメールが来ている事を〝相手は知りません〟。
つまり隠れて送信されているメールになります。
これは基本的に返信をしてはいけません。
非常に注意が必要です。
その他に人にあなたにメールが送られてたということを分かっていない状況ですので、そこで不用意に返信してしまうと、メールを送られていることがバレてしまいます。
Bccでメールを送られた場合はそのメールを送った人にしかその内容を話してはいけません。
それくらいの効力があります。
例外は、
大量に同じメールを送る場合、他の人にメールアドレスを知られない様にするために敢えてBccで送る場合があります。
人見知り同士の一斉メールなら知られてもいいアドレスかも知れませんが、不特定多数に一斉に送る場合自身のメールアドレスが不特定多数に知られてしまう事を防ぐことになります。
これは送る側の配慮にもなります。
この様な場合は内容についてみんなの前で発言しても、みんな承知している内容なので特に問題は無いでしょう。
どんな意図を持ってBccを送っているのか、受け手が十分に考える必要があります。
CcとBccで送る意味。
何で自分とのメールのやり取りを他の人に共有したいのか不思議に思う事もあるかもしれません。
ですが、大学教員になってこのようにCcやBccを付けて送ることが非常に多いと感じます。
それくらい大事なメールと言うか、共有することによって後々言った言わない問題などトラブルを避けることにも繋がります。
領域内のメールだとただ単に共有したいだけの場合が多いですが、外部とのメールだと自身の危険防止のためにCcやBccを付ける場合もあります。
特にBccで自身の上司にもこっそり送っている場合があります。
外部のメールで失礼な内容を送ってしまうと実は大学内で共有されていた、なんてことにもなりかねませんのでみなさんも大学教員からのメールには丁寧に返信しておくことが無難です。
メール送る時間帯について。
基本的には終業時間の＋2時間まで、というのが一般的な様です。
具体的には9時～20時くらいになります。
ですが、18時は業務が終了して帰宅している場合もありますので、基本的にやはり平日の日中にお送ることが常識的と言えます。
最近の看護師のメール事情は由々しき事態になっていると思います。
その辺りの私情に関してはこちらの記事を参照にしてください。
基本的に例外はありますが、深夜にメールを送るなんて言語道断です。
自身の事ばかりではなく相手の事を考えながらメールを送るようにしましょう。
予約送信時間を決めて送ることも出来ます。
私の場合、夜にメールを作成しても実際に送るのは翌日の朝9時などに設定して失礼のない時間帯になるようにしています。
メールの文面について。
基本的にはメールの一番最初は、肩書や○○領域を書きますが大学内のメールでは省略して〇〇先生、とだけの場合が多いです。
その後、お世話になっております、他領域の先生の場合は日頃よりお世話になっておりますなどと書き始めます。
長文にならないように、内容が分かりやすいようにまとめて文章を考えて書き、最後にどうぞよろしくお願いいたします、何卒よろしくお願いいたします、などと書き締めます。
この文章の組み立て方は後ほど詳しい記事を作成しようと思いますが、外部とのメールのやり取りを経験したことのある方なら業者の方とメールをしたことがあると思うので、参考にしてみてください。
業者さんのメールマナーは非常に素晴らしいです。
私も参考にしています。
これくらい文章をしっかり書くことが出来れば大学内のメールマナーも充分に通用すると思います。
最後に。
今回は主にTo、Cc、Bccの使い分けについて書いてみました。
メールのルールに関してはこれ以上に様々ありますのでどんどん追記していきたいと思います。
よろしくお願いいたします。
☆もっとメールマナーについて知りたい方はこちらの書籍がおススメ☆
