こんにちは。一匹兎(@pepeopecn)と申します。
4年制大学だと4年生、短大や専門学校だと3年生の皆さんは現在就職活動はしていますか？
履歴書や成績証明書などの準備は想像付くかと思いますが、封筒の同封した後に送付状というものを一緒に同封することがマナーの一部であることをご存じでしょうか。
意外と忘れやすく、では送付状が入っていないから一発不合格という訳では無いと信じたいのですが、基本的なマナーとしては大切な部分になります。
この記事では一般的な送付状の書き方についてポイントをまとめてみました。
一般的な送付状の書き方。
上記のテンプレートは一般的な送付状の書き方になります。
こちらを参考にお話をしていきます。
①日付
西暦・和暦どちらでも良いのですが、その他の書類と統一することを心掛けると良いです。
②正式な病院名と部署名
省略せずに、正式名称を書くようにしてください。
見落としがちなのが、○○大学附属、と○○大学付属であったりと同じ読み方なのに感じが微妙に違う場合もありますので注意が必要です。
部署名も病院によっては同じような部署でも、正式名称が微妙に違う場合がありますので、しっかり確認してみましょう。
③署名
署名とは、自身の所属や名前、住所、連絡先などになります。
電話番号、メールアドレスも忘れずに記載しましょう。
履歴書の書かれている連絡先と統一するようにしましょう。
④頭語と時候の挨拶、結語
拝啓と敬具、時下益々～といった言葉がこれに当たります。
文章を書く上で非常に丁寧なマナーとなっており、記載しておいた方が良いです。
時期によって時候の挨拶の文言が変わりますので、確認しましょう。
ネットで検索すれば提出する時期の時候が分かると思います。
⑤「記」「以上」は箇条書きで記載する際に使用
基本的には封筒の中身に何が入っているかを箇条書きで書くことが一般的です。
〇部といったところ、部数も書くようにしましょう。
⑥送付状の作成はパソコンでOK
基本的にはWordで作成し、印刷すればOKです。
⑦送付状は１番上にする。
履歴書や成績証明書を一緒に送ることになりますが、送付状は挨拶と中身に何が入っているかを示すものなので１番上にするようにしましょう。
基本的な順番は
１．送付状
２．履歴書
３．成績証明書
４．卒業見込み証明書
になるかと思います。
⑧一式をクリアファイルに入れてから封筒に入れる。
こちらも意外と忘れがちなのですが、応募書類(送付状含む)をまとめて、まずはクリアファイルに入れます。
そのクリアファイルを封筒に入れて閉じると良いです。
理由は、クリアファイルに入れる事で折れる事無く綺麗なまま担当者の元に届くので印象が良いことがあります。
また、雨などで汚れることもただそのまま入れるより可能性は低くなります。
郵便物は紙なので、郵便局を疑うわけでは無いですが、郵送の状況によっては形が崩れたり汚れたりすることが考えられますので、その対策にもあります。
⑨封筒Ａ４サイズがそのまま入る角２サイズを使用する。
一般的には履歴書はA4サイズであることが多いと思います。
基本的には折り曲げずにそのままのサイズで郵送しましょう。
必然とA4サイズがそのまま入る封筒のサイズを選択することになります。
最後に。
履歴書や成績証明書などは必要書類として明記されているので準備をしますが、意外と送付状まで気が回らずに忘れてしまう場合もある様です。
先ほども書いた通り、送付状が無いから一発不合格になることは無いかと思いますが、やはりこれはマナーの一部ですし、例えばどちらかを採用することで迷った時に少しの振りも受けたくないのが本音でしょう。
忘れてしまう学生の多くは自分で準備をして、そのまま受験してしまう事が多いように感じます。
もちろんそれで内定を貰うくらいの優秀な学生がいるのも事実です。
しかしながら、この様なフォロー体制は活用することに損は無いと思うので、ぜひ所属する看護学校の教員に相談してみてください。
もちろん私で良ければ相談に乗ります。
よろしくお願いいたします。
